Відповідно до пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 розділу ІІІ Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VІ із змінами та доповненнями (далі – ПКУ) до складу витрат юридичної особи включаються витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Зазначені в абзаці першому пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПКУ витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
Не дозволяється включати до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми ”чайових”, за винятком випадків, коли суми таких ”чайових” включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плату за видовищні заходи.
До складу витрат на відрядження відносяться також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон – не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.
Отже, враховуючи, що станом на 01.01.2014 р. розмір мінімальної заробітної плати становить 1218 грн., то в 2014 році гранична сума добових витрат для відряджень у межах території України становить 243,60 грн., за кордон – 913,50 грн.; при мінімальній заробітній платі з 01.01.2013 – 1147 грн., гранична сума добових витрат для відряджень у межах території України у 2013 році становила 229,40 грн., за кордон – 860,25 грн.
Відповідно до пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 розділу IV ПКУ податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.2 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму, а саме:
а) на відрядження – у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з розділом ІІІ ПКУ;
б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, – у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.
Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
Враховуючи вищевикладене, сума перевищення добових витрат понад норми, встановлені пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПКУ, відповідно до пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ вважається доходом, отриманим платником податку від його працедавця як додаткове благо та підлягає включенню до складу загального місячного оподатковуваного доходу платника податків, якщо таке перевищення не повернуто платником податку у встановлений, для подання авансового звіту, термін.